Jakie umiejętności powinien posiadać pracownik biurowy?

Praca w administracji biurowej to cel wielu osób poszukujących stałego zatrudnienia, ponieważ daje stabilizację zawodową. Zakres obowiązków wchodzących w pracę biurową w dużej mierze zależy od profilu danej firmy i obszaru jej działalności na rynku. Warto jednak pamiętać, że do zadań współczesnego pracownika biurowego nie należy tylko parzenie kawy czy kopiowanie dokumentów. Większość obowiązków ma ogromne znaczenie w kontekście funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Pozostaje jednak pytanie, jakie umiejętności powinien posiadać pracownik administracji?

Pracownik biurowy – organizacja czasu i elastyczność

Praca w administracji, zwłaszcza w większych przedsiębiorstwach i korporacjach, wymaga nienagannej organizacji czasu pracy. Wszystko powinno być dopięte na ostatni guzik, bo często nie ma miejsca na pomyłki. Należy również posiadać umiejętność szybkiego reagowania i ustalania priorytetów w sytuacjach stresowych. W wielu firmach na porządku dziennym są niespodziewane telekonferencje, spotkania z kontrahentami czy narady w przypadku problemów z realizacją zleceń. Pracownik biurowy musi zdążyć z wykonaniem wszystkich zadań i pamiętać o najmniejszych szczegółach, dlatego warto posiłkować się programami, kalendarzami czy planerami.

Pracownik biurowo-administracyjny – obsługa narzędzi

Jednym z podstawowych atrybutów każdego pracownika administracji są urządzenia i programy biurowe. Ich obsługa to jedna z kluczowych umiejętności, bez której praca w biurze po prostu nie może się obyć. Do obowiązków takiej osoby należy kserowanie, drukowanie czy skanowanie dokumentów, a także ich laminowanie oraz organizacja według przyjętego wcześniej porządku. Bardzo istotnym elementem pracy biurowej jest również obsługa oprogramowania komputerowego. Absolutnym minimum jest znajomość edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, programów do tworzenia prezentacji, raportów i innych narzędzi niezbędnych to tworzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Nie można też zapomnieć o programach wewnętrznych charakterystycznych dla danej branży.

Pracownik administracji – komunikatywność i języki obce

Osoba zajmująca stanowisko biurowo-administracyjne powinna wyróżniać się łatwością w nawiązywaniu kontaktów interpersonalnych. Jest to bardzo ważne nie tylko w kontekście płynności pracy działu czy całej firmy, ale przede wszystkim w nawiązywaniu stosunków z klientami biznesowymi i kontrahentami. Praca w administracji wymaga otwartości, empatii i umiejętności przekazywania jasnych i konkretnych komunikatów. Nie bez znaczenia okazuje się znajomość języków obcych w stopniu bardzo dobrym lub zaawansowanym. Język angielski to absolutna konieczność, ale warto umieć porozumiewać się dodatkowym językiem, przynajmniej w stopniu komunikatywnym.

Artykuł partnera