Zrewolucjonizuj firmę z technologią OCR

OCR faktur zaczyna się cieszyć coraz większą popularnością. Czym tak naprawdę jest technologia Optical Character Recognition? Komu przyda się takie narzędzie? Czy warto inwestować w OCR faktur? Czym się kierować podczas wyboru systemu?

Technologia OCR pozwala na odczytywanie tekstu ze skanu lub zdjęcia dokumentu. Rozpoznany tekst następnie przechodzi przez wdrożony system i może zostać wykorzystany w procesach odbywających się w firmie. Mamy na myśli procesy, które najczęściej odbywają się ręcznie. Przykładowo są to procesy, takie jak: wpisywanie danych faktury do systemu finansowo-księgowego, ręczne przepisywanie danych z takiego systemu, aby przekazać je dalej do zatwierdzenia płatności, czy też sama płatność. Dzięki narzędziu, jakim jest system OCR, pracownik ma możliwość weryfikacji, każdego z tych procesów, jednak przebiegają one znacznie szybciej. Inteligentne algorytmy znajdujące się w systemie, po rozpoznaniu tekstu, umieszczają dokumenty w archiwum dokumentów, przekazują je do skrzynek odbiorczych odpowiednich osób, a nawet wymuszają dokonanie płatności.

Zaawansowane narzędzie OCR jest używane między innymi przez system IDR wdrażany przez specjalistę w zakresie optymalizacji procesów biznesowych — firmę e-MSI. System posiada również zintegrowaną aplikację mobilną. Ta sprawdza się w szczególności w sektorze transportowym. Dzięki aplikacji, kierowca, robiąc zdjęcie zatwierdzonej faktury, czy innego dokumentu, przesyła go automatycznie do systemu, gdzie dokument jest przypisany do danej osoby w celu weryfikacji.

Innym przykładem są pracownicy często pracujący w delegacji, którzy wykonując zdjęcia dokumentom, mogą je automatycznie przesłać do systemu firmy. Po załadowaniu zdjęcia, aplikacja rozczyta informacje zawarte na dokumencie i prześle je do systemu.

System OCR oznacza oszczędności. Przede wszystkim w czasie, ale i w budżecie firmy. OCR przyśpiesza monotonne i powtarzające się zadania, które dotychczas były dla pracowników żmudnym zajęciem. System OCR najlepiej spisuje się w dziale księgowości, gdzie w średniej wielkości organizacji może skrócić etat księgowej nawet o połowę. Co więcej, dzięki algorytmom, które rozczytują dokument, wyszukiwanie potrzebnych informacji staje znacznie łatwiejsze.

W systemie OCR znalezienie potrzebnej faktury, nigdy nie stanowi problemu. Na przykład, chcąc oddać przedmiot będący wyposażeniem biura na gwarancje, wystarczy wpisać nazwę produktu, producenta, lub numer seryjny produktu w wyszukiwarkę elektronicznego archiwum. W innych systemach będących częścią elektronicznego lub tradycyjnego archiwum, taka informacja mogłaby się okazać niewystarczająca. System mógłby natomiast wymagać dodatkowych informacji takich jak — data wydania faktury lub nazwa wydającego.

Podsumowując, system OCR znacząco skraca czas oczekiwania na akceptację faktury. To natomiast wpływa na większą przejrzystość w finansach firmy w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie istotne dla szybko rozwijających się firm, bo pozwala na szybsze podejmowanie decyzji.

ARTYKUŁ SPONSOROWANY