Spotkanie online: szablon, który możesz zastosować

Często spotkanie online może prowadzić do chaosu i frustracji, ale odpowiednie przygotowanie może pomóc w zwiększeniu jego efektywności. Poniżej znajdziesz kilka elementów, które warto dodać do Twojego szablonu spotkania online, aby upewnić się, że wszyscy uczestnicy będą mieli jasny cel i przebieg spotkania.

#1 Data i godzina

Kiedy planujesz spotkanie online, upewnij się, że Twoja grupa dyskusyjna wybrała odpowiedni czas, biorąc pod uwagę różnice czasowe. Nawet, jeżeli wydaje Ci się to jasne, pamiętaj, aby wspomnieć o godzinie rozpoczęcia i zakończenia spotkania. Dołącz taką informację do swojej wiadomości lub notyfikacji, którą wysyłasz do swoich uczestników.

Możesz również skorzystać z gotowych systemów rezerwacji, np. świetnym rozwiązaniem będzie alternatywa dla Booksy - system rezerwacji Calendesk.

#2 Cele spotkania

Co chciałbyś, by każda osoba wyniosła ze spotkania online? Sprecyzuj swój cel i upewnij się, że jest on jasny i zrozumiały dla wszystkich. Możliwe, że bardziej szczegółowe cele mogą być potrzebne do osiągnięcia Twojego głównego celu. Bez wyraźnych celów, Twoje spotkanie online może być mniej produktywne i możesz czuć się rozczarowany po jego zakończeniu.

#3 Plan spotkania

Plan brzmi poważnie, ale spokojnie - nie musi być długi i skomplikowany! Ważne jest, aby mieć plan spotkania online, który wyjaśni uczestnikom strukturę spotkania. Na przykład możesz umieścić na liście agenda spotkania lub informacje o każdym z uczestników. Następnie, upewnij się, że plan jest widoczny dla wszystkich uczestników przed spotkaniem. Nawet jeśli nie jesteś w stanie przewidzieć każdego aspektu spotkania, plan powinien być elastyczny i umożliwiać wprowadzenie dodatkowych tematów na bieżąco.

#4 Lista uczestników

Przygotowanie listy uczestników może pomóc w utrzymaniu porządku podczas trwania spotkania online. Ułatwi Ci to także koordynację i przekazanie informacji wszystkim uczestnikom. Jeśli przewidujesz, że liczba uczestników będzie większa niż 20 osób, możesz dodać rolę moderatora i delegować zadania pomocnicze.

#5 Instrukcje dotyczące kwestii technicznych

Nie każdy musi być ekspertem w używaniu technologii, więc dołącz instrukcje na temat tego, jak uczestnicy mogą się łączyć i korzystać z narzędzi takich jak czat, głos i wideo. Możesz również poprosić uczestników o sprawdzenie swoich mikrofonów i kamer przed rozpoczęciem spotkania – to zawsze zaoszczędzi wiele czasu, ale i nerwów związanych z problemami technicznymi

Podsumowując, zastosowanie tych kilku wskazówek pomoże Ci w zwiększeniu efektywności spotkań online i sprawi, że będą one dla uczestników przyjemniejsze i bardziej satysfakcjonujące. Najlepiej jednak, jeśli zdasz się także na swoje intuicje!

Artykuł partnera