Księgowa na etacie czy biuro rachunkowe – co wybrać i w jakiej sytuacji?

Prowadzenie księgowości i rozliczanie się z fiskusem to najważniejsze obowiązki każdego przedsiębiorstwa. Samodzielne prowadzenie księgowości nie będzie raczej dobrym pomysłem, gdyż język urzędowy i częste zmiany w przepisach będą dla osoby postronnej prawdziwym utrapieniem. Dlatego obowiązki związane z finansami firmy powinny należeć do osoby kompetentnej. Osoby mającej fachową wiedzę i odpowiednie kwalifikacje.

Zatrudniając księgową lub decydując się na biuro rachunkowe, nie musimy zaprzątać sobie głowy kwestiami finansowymi, gdyż księgowość, kadry i płace przejmują za nas specjaliści. Które rozwiązanie wybrać? Co będzie lepsze – biuro rachunkowe czy księgowa na etacie? Zobacz, co sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie.

Księgowa na etacie – Kiedy tradycyjne prowadzenie księgowości będzie się opłacać?  

Jeśli prowadzisz niedużą działalność i firma generuje małe lub średnie obroty, wystarczyłoby zatrudnić jedną samodzielną księgową, która bez problemu zajęłaby się obsługą całego biura. Prowadzenie księgowości, kadr i płac nie byłoby dla niej zbyt dużym obciążeniem. Jednak zatrudnienie pracownika na etat niesie się ze sobą sporo niedogodności, na które nie każda firma może sobie pozwolić. Jednym z podstawowych kryteriów, jakie bierzemy pod uwagę, są oczywiście koszty, a zatrudnienie profesjonalnej księgowej wymaga dużych nakładów finansowych. 

Na początek trzeba stworzyć stanowisko pracy i zainwestować w zakup wyposażenia. Potrzebny będzie sprzęt komputerowy, urządzenie wielofunkcyjne, oprogramowanie księgowe i podpis elektroniczny do składania deklaracji drogą internetową. Ponadto mamy tu do czynienia z comiesięczną wypłatą pensji i kosztem utrzymania pracownika. Dochodzą do tego wydatki na fachowe materiały i uczestnictwo w szkoleniach, aby księgowa miała aktualną wiedzę ze świata finansów. Ostatecznie wydatki mogą być jeszcze większe, gdyż niewykluczone, że pojawi się problem ze znalezieniem odpowiedniej osoby na to stanowisko. 

Aby mieć pewność, że finanse przedsiębiorstwa są w dobrych rękach, trzeba zatrudnić doświadczonego eksperta, który specjalizuje się w prowadzeniu księgowości oraz działu kadr i płac. Niewielu ludzi jest jednak wszechstronnych, jeśli nie znajdziemy więc jednego specjalisty, będziemy zmuszeni zatrudnić dwie osoby i opłacać dwa etaty. Dwoje pracowników to duży wydatek, ale samodzielny księgowy również nie daje pełnego komfortu. Jeśli osoba odpowiedzialna za dział księgowości pójdzie na urlop, trzeba znaleźć kogoś na zastępstwo. Z tego też względu prowadzenie księgowości przez specjalistów na etacie, opłaca się dopiero w dużym przedsiębiorstwie.

Dlaczego warto wybrać biuro rachunkowe? 

Biuro rachunkowe oferuje nam znacznie więcej niż tradycyjna księgowość, dlatego ma tutaj znaczną przewagę – zarówno ze względów finansowych, jak i w kwestii bezpieczeństwa. W przypadku biura rachunkowego sprawa jest dość prosta, gdyż koszty ograniczają się do ustalonej wcześniej miesięcznej opłaty. Co więcej, biuro rachunkowe zatrudnia wykwalifikowanych ekspertów i oferuje kompleksową obsługę, która wychodzi poza prowadzenie kadr i płac. Fachowcy zajmują się również doradztwem biznesowym, udzielają wsparcia w sytuacjach kryzysowych, doradzają z zakresu prawa podatkowego i gospodarczego oraz służą pomocą podczas windykacji długów. Specjaliści przejmą więc nie tylko obowiązki związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, dokonywaniem rozliczeń i przygotowywaniem deklaracji urzędowych, ale zapewniają przedsiębiorcy pomoc w prowadzeniu biznesu. Aby zapewnić sobie takie wsparcie w interesach, trzeba zatrudnić kilku ekspertów i wydać majątek!

Co w przypadku ewentualnych błędów księgowych? 

Błędy w księgowości i rozliczeniach to bardzo poważna sprawa, ale bez względu na to, jak bardzo staramy się ich unikać, zdarzają się one nawet najlepszym. Jeśli zatrudniamy w firmie księgową na etat, to z punktu widzenia prawa, odpowiedzialność za rozliczenia z fiskusem ponosi przede wszystkim przedsiębiorca. W przypadku błędów na właściciela może zostać nałożona wysoka kara grzywny. Choć może on pociągnąć do odpowiedzialności osobę, która dany błąd popełniła, to jest tu pewien haczyk. Jeśli wywołana przez pracownika szkoda była nieumyślna, przedsiębiorca może obciążyć go tylko do trzykrotnej wartości jego wynagrodzenia. Jeśli straty były większe, różnicę pokrywa właściciel.

W profesjonalnym biurze rachunkowym błędy księgowe i pomyłki w rozliczeniach zdarzają się bardzo rzadko, ale nawet najlepszy księgowy jest tylko człowiekiem… Jednak specjalista dokonujący rozliczeń podatkowych, musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej OC, które daje przedsiębiorcy gwarancję bezpieczeństwa. Nawet w przypadku błędów, nie grożą mu bowiem żadne konsekwencje, gdyż pełną odpowiedzialność za rozliczenia z fiskusem bierze na siebie biuro rachunkowe. To przekonuje wielu przedsiębiorców, a Ty, którą opcję wybierasz?
Artykuł powstał we współpracy merytorycznej z https://techtax.pl

Artykuł partnera