Obowiązkowy KSeF tuż za rogiem – jak przygotować firmę korzystając z modułu Symfonia KSeF?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych, z jaką w najbliższym czasie będą musiały zmierzyć się polskie firmy. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie tylko zmienia sposób dokumentowania sprzedaży, ale również wymusza dostosowanie systemów finansowo-księgowych oraz procesów wewnętrznych. Dla wielu przedsiębiorców kluczowe pytanie brzmi: jak przygotować firmę na KSeF sprawnie, bezpiecznie i bez paraliżu bieżącej działalności? Jednym z praktycznych rozwiązań jest wykorzystanie modułu Symfonia KSeF.

KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, za pośrednictwem której przedsiębiorcy będą wystawiać, odbierać i archiwizować faktury w formacie ustrukturyzowanym. Faktura przestaje być dokumentem „papierowym” lub zwykłym plikiem PDF – staje się zestandaryzowanym plikiem XML, który trafia bezpośrednio do systemu administracji skarbowej.

Dla firm oznacza to m.in.:

• konieczność dostosowania systemów księgowych do nowego formatu,

• zmianę obiegu dokumentów,

• większą automatyzację, ale też większą kontrolę ze strony fiskusa,

  Reklama

• nowe procedury w zakresie korekt, anulowania czy archiwizacji faktur.

Brak odpowiedniego przygotowania może skutkować błędami, opóźnieniami w fakturowaniu, a w konsekwencji problemami z płynnością finansową lub sankcjami podatkowymi.

Najczęstsze trudności, z jakimi spotykają się przedsiębiorcy, to:

• brak wiedzy technicznej dotyczącej faktur ustrukturyzowanych,

• obawy o ciągłość procesów sprzedażowych,

• integracja KSeF z dotychczas używanymi systemami ERP i księgowymi,

• zarządzanie uprawnieniami i dostępami do systemu,

  Reklama

• szkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość.

Dlatego tak ważne jest, aby wdrożenie KSeF nie było jedynie „technicznym obowiązkiem”, lecz elementem szerszej strategii cyfryzacji firmy.

Moduł Symfonia KSeF został zaprojektowany z myślą o firmach, które chcą płynnie przejść na nowy model fakturowania bez rewolucji w codziennej pracy. Rozwiązanie to integruje się z systemami Symfonia, umożliwiając obsługę KSeF bez konieczności korzystania z zewnętrznych narzędzi czy ręcznego przesyłania danych.

Dzięki modułowi Symfonia KSeF przedsiębiorca może:

• wystawiać faktury zgodne z wymogami KSeF bezpośrednio z systemu,

• automatycznie wysyłać je do KSeF i odbierać numery identyfikujące,

• pobierać faktury zakupowe z KSeF i księgować je w systemie,

• kontrolować statusy wysłanych dokumentów,

• archiwizować faktury w sposób zgodny z przepisami.

To znacząco ogranicza ryzyko błędów i oszczędza czas zespołów księgowych.

1. Analiza obecnych procesówWarto zacząć od przeglądu aktualnego obiegu dokumentów – kto wystawia faktury, w jakim systemie, jak są akceptowane i księgowane.

   Reklama

2. Wybór odpowiedniego narzędziaZamiast prowizorycznych rozwiązań, lepiej postawić na sprawdzony moduł, taki jak Symfonia KSeF, który jest rozwijany zgodnie ze zmianami przepisów.

3. Konfiguracja i integracjaModuł należy odpowiednio skonfigurować, w tym ustawić uprawnienia użytkowników i połączenie z KSeF.

4. Testy i środowisko demonstracyjnePrzed pełnym wdrożeniem warto przetestować proces wystawiania i odbioru faktur, aby wychwycić ewentualne problemy.

5. Szkolenie pracownikówNawet najlepsze narzędzie nie zastąpi wiedzy użytkowników. Krótkie szkolenia pozwolą uniknąć kosztownych pomyłek.

   Reklama

6. Stałe monitorowanie i aktualizacjePrzepisy i struktury KSeF mogą się zmieniać, dlatego ważne jest korzystanie z rozwiązania, które jest regularnie aktualizowane.

W kontekście automatyzacji warto zwrócić uwagę na funkcjonalności, które pozwalają na jeszcze sprawniejsze zarządzanie dokumentacją przychodzącą. Wykorzystując mechanizm określany jako podmiot 3, firmy mogą zautomatyzować proces przypisywania faktur do konkretnych osób lub jednostek organizacyjnych, co eliminuje etap ręcznego sortowania dokumentów.

Zastosowanie rozwiązania podmiot3 w połączeniu z systemem Symfonia eDokumenty znacząco przyspiesza obieg informacji i podnosi bezpieczeństwo danych. Dzięki temu każda faktura ustrukturyzowana od razu trafia do właściwego adresata, co jest kluczowe dla zachowania terminowości akceptacji i płatności w nowoczesnym przedsiębiorstwie.

Choć KSeF bywa postrzegany jako kolejny narzucony obowiązek, w praktyce może stać się impulsem do usprawnienia procesów i większej automatyzacji w firmie. Moduł Symfonia KSeF pozwala nie tylko spełnić wymagania prawne, ale także uporządkować fakturowanie, skrócić czas obiegu dokumentów i zwiększyć bezpieczeństwo danych.

Firmy, które już teraz podejdą do KSeF w sposób świadomy i zaplanują wdrożenie z odpowiednim wyprzedzeniem, zyskają przewagę organizacyjną i spokój na moment wejścia obowiązkowych przepisów. W tym kontekście Symfonia KSeF staje się realnym wsparciem w cyfrowej transformacji biznesu.

Artykuł sponsorowany