Jak zorganizować konferencje i szkolenie? Na co zwrócić uwagę?

W wielu firmach lub instytucjach zatrudniających pracowników pojawia się czasem konieczność podniesienia kwalifikacji kadry. Zarówno w przypadku dużych przedsiębiorstw i korporacji, jak i kameralnych firm dysponujących stosunkowo niewielkimi zasobami ludzkimi, organizacja konferencji czy szkolenia wiąże się ze sporym wyzwaniem logistycznym. Należy w pierwszej kolejności ustalić zakres prelekcji i wykładów, a także określić wymagania techniczne i proceduralne związane ze specyfiką danej branży. Istotną kwestią jest także wybór odpowiedniego miejsca do przeprowadzenia szkolenia. W dogodnej sytuacji są firmy, które posiadają własne sale konferencyjne oraz wykwalifikowaną kadrę szkolącą. Instytucje, które jednak nie dysponują odrębnym pomieszczeniem przeznaczonym do takich celów, muszą korzystać z usług podmiotów zewnętrznych, a ich wybór może rodzić wiele pytań i wątpliwości. Często bowiem organizatorzy nie wiedzą, jak zabrać się do dzieła lub też zapominają o istotnych szczegółach. Jak zatem uniknąć błędów i zorganizować  efektywne szkolenie na profesjonalnym poziomie? Podpowiadamy!

Szkolenie krok po kroku

Przede wszystkim o charakterze szkolenia i jego formie powinien zdecydować cel przeprowadzania konferencji. Musimy się zatem zastanowić najpierw, dlaczego w ogóle szkolenie jest potrzebne. Przesłankami do organizowania szkolenia najczęściej są:

wdrażanie nowych rozwiązań i technologii związanych z prężnym rozwojem firmy;
istotne zmiany w strukturze przedsiębiorstwa lub zmiany polityki firmowej;
zatrudnienie nowej kadry pracowniczej lub potrzeba podniesienia kwalifikacji już istniejącej;
specyfika branży, która wymusza nieustanne nabywanie wiedzy przez osoby zatrudnione.

Jasne sprecyzowanie celu szkolenia jest ważne, ponieważ pozwala ustalić, ile osób weźmie udział w konferencji. To podstawowa informacja, którą zawsze należy podać,dokonując rezerwacji sali konferencyjnej, żeby w ostatniej chwili nie okazało się, iż wynajęta sala nie ma wystarczającej liczby miejsc siedzących. Drugą kluczową kwestią jest ustalenie terminu szkolenia. Najlepiej, by był on w miarę możliwości dogodny dla wszystkich osób mających wziąć udział w szkoleniu. Niezbyt fortunnym pomysłem będzie zatem wyznaczenie daty szkolenia w okresie urlopowym. Pamiętajmy, że, jeśli konferencja odbywa się w znacznej odległości od siedziby firmy, dobrze jest zapewnić pracownikom transport. Jeżeli natomiast szkolenie trwa dłużej niż jeden dzień, mile widziane jest zadbanie o zakwaterowanie oraz wyżywienie pracowników w tym okresie. Najbardziej owocne są szkolenia w mniejszych grupach (do 20 osób) - wówczas uczestnikom łatwiej się skupić, mają też zazwyczaj możliwość zadawania pytań dotyczących kwestii szczególnie zawiłych. Jeśli więc firma zatrudnia sporo osób, warto pomyśleć nad podzieleniem kadry na grupy i przeprowadzeniem konferencji w kilku turach.

W wyborze miejsca szkolenia warto kierować się co najmniej kilkoma czynnikami takimi, jak:

wolne sale konferencyjne w odpowiadającym nam terminie;
sale dostosowane do liczby uczestników i charakteru spotkania;
sale wyposażone w sprzęty konieczne do sprawnego przeprowadzenia szkolenia (np. komputer z dostępem do Internetu, rzutnik multimedialny, mikrofon, tablice kredowe lub pisakowe, wskaźniki, etc.);
doświadczenie danego ośrodka w organizacji szkoleń i udostępnianiu sal konferencyjnych;
koszty związane z wynajmem konkretnej sali.

Warto zadbać nawet o detale (np. zapytać, czy sala jest klimatyzowana lub odpowiednio oświetlona), ponieważ to one często decydują o ogólnym wrażeniu.

Gdy sala konferencyjna została już wybrana i zarezerwowana, przychodzi czas na zajęcie się merytoryczną stroną przedsięwzięcia. Przygotowania w tym zakresie winny obejmować przede wszystkim:

wybór profesjonalnego trenera, który w sposób rzeczowy przedstawi żądane treści;
przygotowanie materiałów pomocniczych, które pozwolą zwizualizować uczestnikom  najistotniejsze wiadomości;
skrypty przeznaczone dla uczestników, które będą mogli przejrzeć potem w domu, gdyż pamięć ludzka bywa zawodna;

Elementami, które nie są konieczne, lecz z pewnością będą mile widziane są natomiast:

zapewnienie przekąsek i napojów (ewentualne skorzystanie z usług firmy cateringowej);
przygotowanie notesów i długopisów dla uczestników szkolenia, by mogli robić własne notatki.

Zapięcie na ostatni guzik wszystkich powyższych kwestii, pozwala sporządzić ostateczny harmonogram szkolenia, który należy wręczyć wcześniej uczestnikom. Dobrze jest pamiętać o tym, by w harmonogramie uwzględnić krótkie przerwy na odpoczynek i zaczerpnięcie świeżego powietrza.

Konferencje w Warszawie na najwyższym poziomie

Wśród stołecznych ośrodków udostępniających sale szkoleniowe, na baczną uwagę zasługują  Sale szkoleniowe i konferencyjne Golden Floor. To zdecydowany lider w dziedzinie profesjonalnego przygotowywania bazy szkoleniowej dla przedsiębiorstw i instytucji zatrudniających pracowników. Wynajem sal szkoleniowych w Warszawie wiąże się z przebrnięciem przez gąszcz ofert, z których zapewne tylko nieliczne są w stanie spełnić oczekiwania. Wieloletnie doświadczenie w branży sprawia, że centrum szkoleniowe w Warszawie odpowiada potrzebom nawet najbardziej wymagających pracodawców. Ośrodek dysponuje salami konferencyjnymi zlokalizowanymi w różnych miejscach w centrum stolicy, co gwarantuje swobodny dojazd. Wynajem sal konferencyjnych w Warszawie obejmuje udostępnienie przestronnych, jasnych pomieszczeń, urządzonych w sposób schludny i nowoczesny oraz wyposażonych w najbardziej innowacyjne sprzęty ułatwiające przekazywanie wiedzy, podczas spotkania. Centrum konferencyjne Golden Floor w Warszawie świadczy usługi na najwyższym poziomie i w bardzo atrakcyjnych cenach. Zachęcamy do zapoznania się z szeroką ofertą ośrodka, która jest dostępna tutaj. Szkolenie przeprowadzone we współpracy z firmą Golden Floor sprawi, że uczestnicy wyjdą, nie tylko wyposażeni w ogrom wiedzy, lecz będą także usatysfakcjonowani z powodu komfortowych warunków, i miłej atmosfery.

Polecane Centra konferencyjno – szkoleniowe – Golden Floor w Warszawie:

Centrum konferencyjno – szkoleniowe Golden Floor Tower

Chłodna 51, Warszawa – 32 piętro

Centrum konferencyjno – szkoleniowe Golden Floor Plaza

Jerozolimskie 123A, Warszawa – 26 piętro

Centrum konferencyjno – szkoleniowe Golden Floor Airport

Komitetu Obrony Robotników 45B, Warszawa – parter

SPONSOROWANE