Ergonomia w sali konferencyjnej

105

Sala konferencyjna to właściwie nieodłączny element wyposażenia każdej firmy – nawet tej niewielkiej. Jak ją urządzić?

Każda firma powinna mieć miejsce, w którym omawiane są nowe pomysły, planowane zadania, gdzie tłumaczy się strategię działania firmy oraz wyjaśnia kolejne rozporządzenia. Sala konferencyjna jest także miejscem reprezentacyjnym firmy – to tutaj przyjmuje się gości, podpisuje kontrakty i prowadzi negocjacje. Ważne jest więc, aby sala prezentowała się profesjonalnie i żeby uczestnicy obrad czuli się w niej dobrze. Trzeba pamiętać, że gdy przebywają w sali, oczekuje się od nich kilkugodzinnego skupienia i kreatywności.

Wyposażenie sali konferencyjnej

Praca w tego typu miejscu trwa na ogół wiele godzin. W sali konferencyjnej należy więc stworzyć warunki zgodne z zasadami ergonomii, aby nie przeciążać organizmu i nie powodować szybkiego zmęczenia. Dobrym rozwiązaniem jest owalny stół z regulowaną wysokością, dzięki któremu wszyscy uczestnicy spotkania mogą widzieć siebie nawzajem. Zapewnia on również równe szanse podczas negocjacji. Przy stole warto postawić krzesła o ergonomicznych kształtach z wyściełanymi, profilowanymi siedziskami. Zaleca się pozostawienie przestrzeni przynajmniej 60 cm na osobę w zależności od szerokości krzesła i minimum 90 cm odległości od krańca stołu do ściany, by zapewnić swobodną komunikację. Dobrze sprawdzają się krzesła z podłokietnikami i składanymi blatami pozwalającymi na robienie notatek. Uczestnicy konferencji mogą chcieć skorzystać ze swoich laptopów, korzystne byłoby zatem wyposażenie krzeseł w uchwyty do laptopów i w gniazdka elektryczne.

Wzdłuż ścian można ustawić regały biurowe (np. AJ Produkty), w których przechowywane są prezentowane materiały, ulotki i broszury informacyjne. Sala powinna spełniać wymagania akustyczne to znaczy chronić przed hałasem z zewnątrz. Wygłuszenie sali wymaga dużych nakładów finansowych. Przydadzą się też mikrofon i głośniki, co pozwala na mniejszą eksploatację głosu.

Sprzęty w sali konferencyjnej

Sala powinna być miejscem, w którym funkcjonuje internet bezprzewodowy, gdzie można bez problemu podłączyć laptop. Potrzebny jest rzutnik medialny i szeroki ekran. Do omawiania prezentowanych tematów przydadzą się flipcharty, czyli tablice z arkuszami papieru oraz tablice szklane z powierzchnią magnetyczną. Łatwe przesuwanie flipchartów umożliwią kółka  z systemem blokowania, a lepszą widoczność prezentowanych danych  zapewni regulacja wysokości stojaków. Tablica z hartowanego szkła, oprócz pisania, pozwoli także na prezentację arkuszy papieru w uchwytach magnetycznych.

Ważne jest oświetlenie sali. Normy polskiego prawa stanowią, że minimalne oświetlenie to 200– 400 lx, przy czym należy je dostosowywać do potrzeb. Sprawdza się tu sterowany elektronicznie system oświetleniowy, umożliwiający przyciemnianie światła podczas wyświetlania slajdów. Oświetlenie powinno mieć barwę chłodną, białą. Światło słoneczne nie powinno oślepiać uczestników zebrania, toteż właściwym rozwiązaniem jest montaż rolet; ułatwią one też odbiór slajdów wyświetlanych na ekranie. Należy także mieć na uwadze odpowiednią temperaturę w sali. Ta powinna mieścić się w granicach 18–22°C. Zbyt wysoka temperatura nie sprzyja koncentracji, warto więc pomyśleć o klimatyzacji.

Wystrój sali konferencyjnej

Wystrój sali konferencyjnej powinien być prosty. Oczekujemy, by sprzyjał koncentracji, kreatywności oraz pozytywnemu nastawieniu do omawianego tematu i partnerów. Ściany warto pomalować jasnymi, pastelowymi farbami. Warto rozważyć również zastosowanie farby tablicowej, która może zastąpić tradycyjne flipcharty. Należy unikać nadmiernych ilości dekoracji, aby nie rozpraszały uczestników. Sprawdzą się za to miłe dla oka zielone akcenty utworzone przez zawieszone na ścianach rośliny.

Pamiętajmy, że sala konferencyjna to przestrzeń stworzona z myślą o wymianie informacji i doświadczeń. Właściwa komunikacja między ludźmi jest podstawą efektywności pracy. Stwórzmy zatem odpowiednie ku temu warunki.

ARTYKUŁ SPONSOROWANY

ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here