Jak wystawić fakturę zaliczkową?

35

Faktura zaliczkowa jest jedną spośród wielu dostępnych prawnie form udokumentowania sprzedaży czy też świadczenia usług, która poprzedza wykonanie danego działania. Co oznacza to w praktyce? Otóż, jeśli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą i świadczysz dla swoich klientów wykonanie usługi bądź sprzedaży towaru, możesz, a nawet powinieneś pobrać od swojego kontrahenta przedpłatę, zwaną często zaliczką. Zaliczka jest swego rodzaju ubezpieczeniem dla obu stron transakcji.

Zaliczka jest pobierana w większości przypadków wtedy, gdy zamówienie jest na wysoką cenę. Służy ona pokryciu przynajmniej części zamówienia. Chroni ona również przed ewentualną zmianą decyzji kontrahenta, dzięki czemu zabezpiecza przed byciem stratnym. O tym jak wysoka powinna być zaliczka przedsiębiorca może zadecydować samodzielnie. Jej wartość nie jest narzucana przez żadne przepisy podatkowe. Kiedy kwota zaliczki znajdzie się już na rachunku należy wystawić fakturę zaliczkową, ponieważ samo jej otrzymanie powoduje, iż na biorcy zaliczki ciąży obowiązek podatkowy. 

W przypadku, kiedy przedpłata wykonywana jest przez podmiot gospodarczy, przedsiębiorca w celu potwierdzenia i udokumentowania, że takową otrzymał, musi wystawić fakturę zaliczkową w okresie do piętnastego dnia miesiąca, który następuje po przyjęciu zaliczki. 

Kiedy mamy do czynienia z osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej, faktura może być wydana jedynie w przypadku, kiedy wpłacający jej żąda. 

Co z przedsiębiorcami, na których spoczywa obowiązek prowadzenia ewidencji z użyciem kas fiskalnych? Mogą oni potwierdzić otrzymanie takiej wpłaty jedynie paragonem fiskalnym. Jeżeli jednak kontrahent zażyczy sobie faktury, to w takim przypadku przedsiębiorca musi ją wydać. Do kopii faktury należy dołączyć oryginał paragonu. 

Jakie dane powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Tak, jak w przypadku często spotykanej faktury VAT, faktura zaliczkowa musi zawierać dokładną datę, odpowiednio przypisany numer, nazwę podatnika oraz nazwę nabywcy towarów bądź usług, a także dodatkowo ich adresy, numer identyfikacji podatkowej (zazwyczaj jest to numer NIP), datę wykonania usług, ewentualnie dostarczenia towarów. Oprócz tego faktura zaliczkowa powinna zawierać kwotę wpłaty oraz wysokość podatku. 

Najistotniejsza różnica pomiędzy fakturą VAT, która jest spotykana najczęściej oraz zaliczkową polega na tym, iż zaliczkowa musi obejmować dane dotyczące zamówienia czy też umowy, której jest efektem. Mowa tutaj o nazwie czy też kategorii towaru lub usługi, cenie jednostkowej  – cenie netto, liczbie oraz cenie zamówionych towarów lub usług, stawce oraz kwocie podatku,  dodatkowo o wartości brutto zamówienia bądź umowy.

Faktura zaliczkowa-końcowa

Bardzo często można spotkać się z sytuacją, kiedy podatnik przed zakończeniem usługi bądź sprzedaży wystawia nie jedną, a kilka faktur zaliczkowych. Wtedy należy pamiętać, że na fakturze, którą określa się fakturą zaliczkową-końcową należy zamieścić wszystkie numery, które figurowały na poprzednich fakturach zaliczkowych, które były dokumentem przyjęcia takiej przedpłaty. Jednak jest od tego wyjątek. Jeżeli suma wszystkich zaliczek jest równa całkowitej kwocie zapłaty, to na sprzedającym nie ma obowiązku wystawienia takiej faktury końcowej. 

Znaczenie faktury zaliczkowej

Wystawiona już faktura zaliczkowa nie ma konsekwencji w podatku dochodowym. Nie istnieje konieczność dokumentowania jej w księgach jako przychodu, który należy opodatkować. Przychód dopiero powstaje wtedy, gdy zakończy się proces wykonania usług czy też sprzedaż towaru. Istnieje natomiast obowiązek dokumentacji w opodatkowaniu VAT. Przedsiębiorca musi rozliczyć podatek VAT w miesiącu, kiedy została  wystawiona faktura zaliczkowa. Nabywca może odliczyć wyżej wymieniony podatek z faktury zaliczkowej.

Udzielona rada o wystawianiu faktur pochodzi z portalu Faktury.pl oferującego usługę wystawiania faktur online.

ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here